大量の作業が色々と溜まってくると、どれが未着手で、いつまでにやる作業なのかが分からなくなってしまいます。
結果としてスケジュールが破綻してしまったり、怒涛の修羅場が待っていたりすることになります。
こういった問題を解決する方法の一つに、「やるべきタスクをわかりやすく可視化する」という方法があります。自分の頭の中だけにタスクを置いておくと忘れるので、どこかに分かりやすく書き出そうという話です。
今回は、そんな問題を解消するためにEX NOTES編集部で導入し、今では日常的に利用しているタスク管理ツール「Trello」について紹介してみたいと思います。
当サークルの同人作品制作や、WEB制作の時にも大活躍しているサービスです。
Trelloとは？
Trello（トレロ）とは、誰でも無料で使えるタスク管理用のWebサービスです。日本語に対応しており、直感的なユーザーインターフェースで軽快に使うことができます。
Trelloのメイン画面となる「ボード」は、このようにタスクが一覧で表示されます。
タスクそれぞれは「カード」と呼ばれる単位で管理し、カードごとに「件名」「担当者」などが一覧で分かるようになっています。
これらの「カード」は「リスト」上でドラッグ＆ドロップしてグルーピングでき、「未着手」「進行中」「完了」といったリストを移動させることで、そのカードに書かれたタスクの進行状況が一目で分かるようになります。
カードには「期限」を設定することもでき、その作業をいつまでに終えるべきなのかもボードで分かるようにすることもできます。
役目を終えたカードは「アーカイブ」することでリスト上から非表示にすることができ、そのタスクが完了したことが分かります。アーカイブされたカードも、必要に応じて再表示することもできます。
このように管理することで、いつまでに、誰が、何をやるべきで、今どうなっているかが、一覧表示で確認できるのです。
Trelloを実際に使ってみよう
では、実際にTrelloを使ってみましょう。まずはTrelloのサイトから新規登録します。
アクセスすると「新規登録する」のボタンがありますので、クリックして新規登録画面に移動しましょう。
Trelloアカウントの作成画面
作成は名前、メール、パスワードの入力だけで完了です。メールに届いたアクティベーションURLをクリックすると、アカウントが作成されます。
ログインすると何もない状態になるので、まずは画面右上の「ボードの作成」をクリックしてボードを作ってみましょう。
画面右上の「＋」ボタンから作成できる。
ボード名を入力します。ここでは「テストボード」としました。
ボードが出来上がったら、リストを作っていきます。
出来上がった「テストボード」
「リストを追加」をクリックして、リストをいくつか追加していきましょう。
今回は「やるべきこと」「やっている」「確認中」「終わった」の4つのリストを作ってみました。
次にカードを作ります。リスト下部の「カードを追加」をクリックして、タイトルを入力しましょう。
タイトルは「編集部名刺の作成」で、7月中に私がやるタスクにしておきます。出来上がったカードをクリックするとこんな感じです。
カード詳細画面
右のメニューから「メンバー」に自分を追加し、「期限」を7月31日にセットしてカードを閉じます。
カードがリストに追加されました。
後は、作業の進捗に応じてカードを移動させたり、チャットツール等でコメントを募っていったりすることができます。
Trelloのユーザを招待し、そのカードを複数名の担当にすることもできますね。
Trelloでは、無料で無制限にボードとカードが作れるので、どんどん活用していきましょう。
まとめ
いかがでしたか？
Trelloを使うと、今までメモ帳やExcelやチャットツールで管理していた作業予定が全部ボードで可視化できるので、タスクの視認性が格段に上昇します。
何より無料で使用できるため、同人サークルで少し複雑なものをやるときや、依頼を大量に受けている時の作業整理など、活躍する場所はたくさんあると思います。
EX NOTES編集部では、Trelloとチャットツールの「Slack」を連携させて利用しており、Trelloの更新がリアルタイムでSlackのチャットルームに表示される仕組みにもなっています。
仕事はもちろんですが、たとえ同人の作業であったとしても、忘れたり不備があったりすると取り返しのつかないことも結構ありますので、Trelloを使ってスピーディに作業を管理していきたいですね。
